INTRODUCTION
Nous avons à cœur la protection de vos renseignements personnels.
La présente Politique relative à la protection de la vie privée décrit les politiques et pratiques actuelles de Réseau Koumbit (« Koumbit », « nous », « nos ») relativement à la collecte, à l’utilisation et à la conservation des renseignements personnels que nous recueillons directement auprès de vous par l’intermédiaire de nos outils administratifs (tels que notre site Internet, nos systèmes de suivis de demandes et de tâches, notre logiciel de comptabilité et de facturation, nos listes de diffusion répertoriant les clientes et organisations utilisant nos différents forfaits d'hébergement web, nos outils de surveillance et de protection des serveurs, ainsi que nos comptes sur les médias sociaux, ci-après les « Outils ») ou de l’utilisation que vous faites des Outils.
La présente politique vise notamment à satisfaire aux exigences établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) ainsi que par d’autres lois et normes applicables au regard de la collecte, de la conservation, de l’utilisation et de la communication et de la protection des renseignements personnels, ainsi que de leur accès.
Aux fins de la présente politique, l’expression « renseignements personnels » signifie tout renseignement concernant une personne et qui permet de l’identifier directement ou indirectement, tel que son identifiant pour se connecter aux services, son adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone et tout renseignement de nature financière.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Lorsque vous utilisez les Outils, selon les circonstances, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants vous concernant :
- nom, prénom;
- langue de correspondance préférée;
- coordonnées: adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone;
- données sur vos achats et sur les modes de paiements utilisés;
- données sur les abonnements (listes de diffusion pour nos différents services d'hébergement web, afin de vous informer des travaux de maintenance et/ou des possibles interruptions de service);
- données relatives à votre utilisation de l’un ou l’autre de nos Outils ou l’ensemble de ceux-ci (y compris l'accès aux contenus, vos préférences, vos commandes ou des données textuelles);
- l'identifiant et l'adresse IP utilisés pour se connecter à un service, pour des fins de sécurité (par exemple, pour bloquer les tentatives répétées de connexion avec des informations erronées);
- ainsi que des données statistiques fournies par les applications d’analyse pour notre site Web et pour les réseaux sociaux.
Si vous devez limiter les renseignements personnels qui sont communiqués avec Koumbit à travers nos Outils (pour des raisons de confidentialité ou de sécurité, par exemple), vous pouvez communiquer avec nous pour détailler les circonstances et prendre un arrangement particulier comme l'utilisation systématique de messages courriels encryptés pour toutes les communications.
Les personnes qui souhaitent communiquer avec nous de façon encryptée peuvent inscrire notre clef GPG pour les communications par courriel avec support@koumbit.org et info@koumbit.org. Pour plus d'information sur notre clef d'encryption GPG, vous pouvez consulter cette page sur notre site web: https://www.koumbit.org/fr/content/nos-clefs-pgp
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par nous ou par nos fournisseurs de services (dans le cas de paiements en ligne) au travers des formulaires et grâce à l’interactivité établie entre vous et nos Outils. Nous pouvons également utiliser, comme indiqué dans les sections suivantes, des fichiers témoins et/ou journaux ainsi que des renseignements fournis sur nos réseaux sociaux.
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels principalement par les moyens suivants : systèmes de suivis de demandes et de tâches (les communications pouvant être initiées par courriel, par téléphone ou via le clavardage en ligne sur notre site web), logiciel de comptabilité, abonnement(s) aux listes de diffusion pour nos différents services d'hébergement web, réseaux sociaux.
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes, que ce soit via nos Outils ou des services de fournisseurs tiers :
- pour établir et confirmer votre identité lorsque vous nous demandez d'effectuer des changements sur votre ou vos service(s) d'hébergement web et/ou pour des demandes de développement ou de support web;
- pour répondre à vos demandes d'information, confirmer les produits et services que vous souhaitez acheter, maintenir la qualité de notre service à la clientèle et prévenir la fraude;
- pour communiquer avec vous si vous utilisez une technologie (par ex.: langage de programmation PHP, système d'exploitation Debian sur votre serveur privé virtuel, système de gestion de contenu (Content Management System, CMS)) dont la fin de vie a été annoncée pour un futur rapproché et qui devrait être mise à jour pour des raisons de sécurité, de performance, et de compatibilité avec nos services d'hébergement;
- pour la personnalisation du service (par ex: vous envoyer seulement les communications de maintenance et/ou d'interruption de service qui s'appliquent aux services d'hébergement que vous utilisez) ;
- pour effectuer des suivis vis-à-vis des factures en attente de paiement;
- pour toutes autres fins exigées par la loi.
RENSEIGNEMENTS LIÉS À DES TÉMOINS DE NAVIGATION (COOKIES) ET AUTRES TECHNOLOGIES
TÉMOINS (COOKIES)
Nous utilisons des témoins de navigation afin d’améliorer la performance de nos Outils et votre expérience. Les témoins sont des fichiers de petite taille enregistrés dans un fichier géré par votre navigateur Web par le serveur sur lequel se trouvent les Outils ou par des serveurs tiers qui permettent de reconnaître une utilisatrice des Outils et d’en personnaliser leur contenu.
Les témoins techniques, qui peuvent aussi parfois être appelés témoins HTML, sont utilisés pour la navigation et pour faciliter votre accès et votre utilisation des Outils. Ils sont nécessaires pour la transmission des communications ou pour fournir les services que vous avez demandés ; ils assurent la qualité de l’expérience en ligne, la personnalisation et la conservation d’informations le temps de votre session (par ex. langue d'affichage du contenu, maintien de connexion à notre outil de suivi de demandes, etc.).
L’utilisation de témoins techniques permet une utilisation sûre et efficace de nos Outils. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins, tout comme vous pouvez à tout moment vider la cache de votre navigateur de tous ses témoins.
Lorsque vous arrivez sur le site Web, nous vous demanderons, dès votre première visite du Site, de confirmer votre consentement pour les témoins par le biais d'un bouton situé dans une bannière flottante (ce consentement valide pour une durée maximale de 6 mois).
Vous pouvez également gérer les témoins via les paramètres de votre navigateur sur votre appareil. Toutefois, la suppression des témoins de votre navigateur peut supprimer les préférences que vous avez définies pour nos Outils, ainsi que les préférences que vous avez définies pour d’autres sites Internet opérés par des tiers.
Pour plus d’informations et d’assistance, vous pouvez aussi consulter la page d’aide spécifique du navigateur Internet que vous utilisez.
AUTRES TECHNOLOGIES
De plus, nous utilisons d’autres technologies qui nous permettent de suivre et connaître l’utilisation de notre site ainsi que les pages de nos réseaux sociaux. Par exemple, le site web de Koumbit utilise le logiciel libre Matomo pour recueillir des statistiques de visite de son site web, et les réseaux sociaux peuvent incorporer des outils permettant de collecter des données statistiques sur les visites et les interactions.
Plus précisément, nous pouvons utiliser ces technologies pour :
- la collecte des informations pendant la durée de votre visite sur nos Outils;
- la collecte des informations pour reconnaître votre navigateur ou votre appareil à chaque visite;
- l’analyse de votre comportement sur nos Outils afin que nous puissions continuer à les améliorer;
Les services d’analyse ou de statistique comme Matomo peuvent collecter des informations, telles que :
- une version partielle et anonyme de l’adresse de protocole Internet (adresse IP);
- le type de navigateur et d’appareil;
- le système d’exploitation;
- l’information approximative sur le pays, la région et la ville;
- la date et l’heure de la visite;
- les pages consultées ;
- la page Internet d’origine (renvoi) et de sortie;
- les interactions avec le contenu des pages ;
- l’origine de votre visite.
Nous n’utilisons pas ces informations pour vous identifier, mais plutôt pour comprendre les tendances d’utilisation de nos Outils et améliorer nos services.
RENSEIGNEMENTS FOURNIS SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX
Nous recueillons les informations transmises par des sites ou des applications de réseautage social lorsqu’une visiteuse interagit avec des profils détenus ou contrôlés par nous sur ces plateformes de réseautage social. Ces sites ou applications sont régis par leurs propres politiques relatives à vos renseignements personnels qui peuvent être différents de la nôtre et pourraient également être applicables.
Si vous décidez d’interagir avec nous par l’entremise de ces réseaux sociaux, vous devriez d’abord lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces tiers fournisseurs de services et des applications utilisées pour y avoir accès.
HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour les Outils qui sont installés et maintenus par Réseau Koumbit, vos renseignements personnels sont hébergés de façon encryptée sur des serveurs situés à Montréal (Tio'tia:ke - Mooniyang), Québec, Canada. Si vous choisissez de régler une facture en ligne via le service PayPal ou une autre option de paiement en ligne, il est possible que vos renseignements personnels soient transités, traités et conservés à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis - veuillez consulter les politiques de confidentialité de ces services pour plus d'information à ce sujet.
DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conserverons dans nos systèmes informatiques l’ensemble des renseignements personnels collectés pour toute la durée de votre utilisation de nos Outils, notamment pour valider votre identité en cas de demandes concernant une modification aux services que vous utilisez, ou pour assurer un suivi du paiement des factures émises pour votre utilisation de nos services. Si vous cessez d'utiliser nos services et Outils, il est possible que des renseignements partiels soient conservés comme votre historique de paiement des factures et une partie de vos communications antérieures avec Koumbit. Toutes ces données peuvent être effacées sur demande.
SÉCURITÉ
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
- Technologie Secure Socket Layers (SSL) pour accéder aux outils par le protocole HTTPS;
- Utilisation de services de paiement en ligne sécurisés;
- Politique interne de gestion des accès pour restreindre l'accès aux personnes autorisées et concerneés;
- Logiciel de surveillance du réseau;
- Sauvegarde informatique;
- Encryption des données sur le disque dur;
- Pare-feu.
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les meilleures pratiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Nous ne demandons pas d'informations personnelles sensibles dans nos correspondances écrites avec vous, et nous utilisons des stratégies et des moyens de communication sécurisés pour la transmission de données sensibles comme des mots de passe. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité parfaite, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
MESSAGES INDÉSIRABLES
Nous respectons la législation et la règlementation en vigueur en matière de messages électroniques indésirables (pourriels). Si vous ne désirez plus recevoir de communications électroniques de notre part ou si vous considérez que vous avez reçu une communication inappropriée ou indésirable, veuillez suivre le mécanisme de désabonnement se trouvant dans nos messages électroniques.
Nous pourrons cependant toujours contacter nos utilisatrices à propos des produits et services commandés auprès de Réseau Koumbit, de leurs demandes d’information ou de leurs renseignements personnels, le tout conformément aux lois applicables.
RESPONSABLES DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le collectif Réseau Koumbit a mandaté les membres de son Comité Légal pour s’assurer de la protection des renseignements personnels. Ce comité peut être contacté par courriel à l’adresse suivante: legal@rt.koumbit.net
Les membres du Comité Légal responsables de la protection des renseignements personnels sont chargées de déterminer les finalités et les moyens relatifs au traitement des renseignements personnels.
Les membres du Comité Légal responsables de la protection des renseignements personnels s’engagent à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informée spécifiquement et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés.
De plus, les membres du Comité Légal responsables de la protection des renseignements personnels s’engagent à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour nous des formalités, coûts ou démarches disproportionnés.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, les membres du Comité Légal responsables de la protection des renseignements personnels s’engagent à vous en informer par tout moyen commercialement raisonnable.
DROIT D’OPPOSITION ET DE RETRAIT
Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.
Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.
Le droit de retrait (droit à l'oubli) s’entend comme étant la possibilité offerte aux internautes de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, à nos registres.
Nous nous engageons également à reconnaître un droit d’accès et de rectification ou de retrait aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant.
À cet égard, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :
Courriel : legal@rt.koumbit.net
LIEN VERS D’AUTRES SERVICES
Les Outils peuvent contenir des hyperliens vers des sites Internet de tiers (les « Sites tiers ») qui peuvent faire quitter les Outils. Nous fournissons ces hyperliens pour améliorer la convivialité de nos Outils. Les Sites tiers ne sont pas sous notre contrôle. Ainsi, nous n’assurons aucun contrôle sur les pratiques en matière de vie privée et de confidentialité des Sites tiers. Par conséquent, tout renseignement personnel qui est transmis par l’intermédiaire des Sites tiers est assujetti à la politique de confidentialité de ces Sites tiers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection des renseignements qui les concernent.
Notez également que la présente politique ne vise pas les renseignements personnels recueillis par l’appareil (ou son fabricant) à partir duquel vous utiliser les Outils.
CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Par conséquent, vous êtes invitée à venir la consulter régulièrement pour vous tenir informée des derniers changements qui lui seront apportés. Toutefois, en cas de modification substantielle de la présente politique, vous en serez informée par la publication d'un article sur le site web de Réseau Koumbit et/ou par l'envoi d'un message sur les listes de diffusion des clientes de Koumbit.
ACCEPTATION DE LA POLITIQUE
En utilisant nos Outils, vous attestez avoir lu et compris la présente Politique et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.
LÉGISLATION ET COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1).
Si vous n’êtes pas satisfaite de la façon dont nous répondons à vos demandes ou questions en lien avec la cueillette, la conservation, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information, un organisme public chargé de surveiller les pratiques en matière de renseignements personnels dans le secteur privé.
Par téléphone : 1 888 528-7741
Par télécopieur : 418 529-3102 ou 514 844-6170
Par courriel : cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Par courrier : Bureau 2.36
525, boul. René-Lévesque Est
Québec (Québec) G1R 5S9
ou
Bureau 18.200
500, boul. René-Lévesque Ouest
Montréal (Québec) H2Z 1W7
Site Web : https://www.cai.gouv.qc.ca/
